Нужно ли хранить характеристику в лично деле

Нужно ли хранить характеристику в лично деле

Ведение личного дела сотрудника

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время. Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив.

Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах : Документы личного дела сотрудника Состав дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

Правила и рекомендации ведения личных дел

Состав документов, помещаемых в дело, также носит рекомендательный характер.

Есть правило о порядке расположения документов в деле:

«документы в делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления»

. Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций.

М., 2002. Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников. Документы в деле следует располагать в следующей последовательности: — внутренняя опись документов дела; — дополнение к личному листку по учету кадров; — личный листок по учету кадров; — копии документов об образовании; — копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); — копия приказа о приеме на работу; — копии приказов о переводах, поощрениях.

Что должно быть в личном деле работника: образец

Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Оформление дела

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения. Кроме того. Указывается количество листов и срок хранения после сдачи в архив.

Личное дело сотрудника

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер.

Есть правило о порядке расположения в личном деле:

«документы в делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления»

.

Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002. Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности: — внутренняя опись документов дела; — дополнение к листку по учету кадров; — листок по учету кадров; — копии документов об образовании; — копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); — копия приказа о приеме на работу; — копии приказов о переводах, поощрениях.